Voici comment mettre en place sa comptabilité
La comptabilité permet de calculer les impôts qu'une entreprise doit payer. Mais les personnes extérieures comme les banques ou les investisseurs·ses peuvent s’en servent aussi pour dénicher des informations importantes sur sa situation. La comptabilité doit toujours être tenue selon les directives applicables en matière de droit fiscal et de droit commercial. Les banques utilisent par exemple les données comptables pour évaluer ta solvabilité, dans l’hypothèse où tu devrais par la suite avoir besoin d’un crédit d’entreprise ou de croissance.
Nous t’expliquons dans ce chapitre dans quels cas tu dois tenir une comptabilité et quel est le moyen le plus facile de le faire.
Garder le contrôle de ses finances à l’aide de la comptabilité
Les chefs·fes d’entreprise sont en principe soumis à l’obligation légale de tenir une comptabilité en bonne et due forme. Les créateurs·rices d’entreprise qui ne sont pas encore inscrits au registre du commerce doivent documenter les recettes et les dépenses via une comptabilité en partie simple et conserver les pièces justificatives pendant dix ans en cas de contrôle fiscal.
La taille et la forme juridique de ton entreprise déterminent la nature des obligations comptables à respecter. Les sociétés de personnes inscrites au registre du commerce et les sociétés de capitaux sont tenues de tenir une comptabilité dite double. Mais quelle est en fait la différence entre comptabilité simple et comptabilité double?
Comptabilité simple
Toutes les recettes et les dépenses sont comptabilisées, triées par date. Il te suffit de consigner ce que tu as encaissé ou dépensé.
Comptabilité double
Toutes les recettes et les dépenses sont enregistrées deux fois. On indique d’une part le compte sur lequel l’opération a eu lieu (p. ex. compte bancaire ou caisse). On indique d’autre part à quelle fin l’argent a été utilisé (p. ex. billets d’avion, hôtel, fournitures de bureau, etc.) en inscrivant le montant dans un compte de contrepartie.
Toutes les entreprises suisses ne sont pas tenues de tenir une comptabilité double. Les entreprises tenues de le faire sont (entre autres) les suivantes:
Les sociétés à responsabilité limitée (Sàrl)
Les sociétés anonymes (SA)
Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à CHF 500 000.-
Le graphique ci-après résume les explications sous une forme visuelle:
Pourquoi une comptabilité ordinaire est-elle judicieuse?
Il est impossible d'évaluer la gestion d’une entreprise sans une comptabilité correcte. La comptabilité te permet par exemple de voir toutes les factures en suspens, toutes les dettes en cours, et de vérifier les créances de ta clientèle. Grâce à elle, tu peux identifier qui sont tes meilleurs·es clients·es, ou quels fournisseurs réalisent le plus grand chiffre d’affaires grâce à toi. Une comptabilité bien tenue te permet aussi de garder le contrôle sur la fortune de ton entreprise et d’anticiper les éventuels problèmes de liquidités.
La comptabilité financière sert à documenter toutes tes transactions. Elle englobe l’ensemble des versements et prélèvements résultant des achats et des ventes ainsi que tes dettes en cours. Les investissements et les amortissements qui s’y rapportent sont également comptabilisés. La comptabilité te permet en outre de comparer dans le temps les différents mois, trimestres ou exercices. Enfin, elle t’aide à calculer le bénéfice de ton entreprise.
En tant que créateur·rice d’entreprise, tu peux organiser ta comptabilité de quatre façon:
Autonomie totale
Délégation au personnel
Externalisation à une entreprise fiduciaire
Externalisation partielle à une entreprise fiduciaire
La comptabilité englobe par ailleurs la comptabilité financière, l’établissement des décomptes de taxe sur la valeur ajoutée, les bouclements annuels et la fiscalité. Très probablement qu’au début, tu n’as ni l’envie, ni le temps de t’en occuper. Et si tu crées ton entreprise en solo et que pour le moment, tu ne disposes pas de personnel qualifié pour la comptabilité, tu n’as d’autre choix que d’externaliser ces tâches à une entreprise fiduciaire.
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